11 июня в адвокатской палате Воронежской области прошел семинар «Современный деловой этикет для юристов».

Обучающий семинар, организованный в очно-заочном формате (30 участников присутствовали очно, 400 — посредством видеоконференцсвязи), провела специалист по современному этикету Виктория Воронцова.

Этикет для адвоката — на первый взгляд легкая тема, на деле — масса нюансов, которые либо портят, либо — наоборот, могут облегчить жизнь адвокату. Например, с клиентом адвокат пообщался, а вот его родственники хотят уточнений-разъяснений и звонят в то время, когда им захотелось поговорить с адвокатом. С полным правом защитник может обозначить свои границы (и лучше при первых же встречах): «все ваши вопросы я готов обсуждать с 9.00 до 18.00». И после оговоренного времени просто не отвечать на звонки — конечно, если не является дежурным адвокатом или сам не заинтересован в получении какой-либо срочной информации. То есть задача адвоката обозначить позицию: я готов быть с вами на связи, я не убегаю и не скрываюсь, но мое время для вас — в таком-то промежутке.  Обратная ситуация: на звонок адвоката не отвечает нужный ему человек. Конечно, первое желание — тут же перезвонить ещё раз. Но деловой этикет как и раз и нужен для того, чтобы учитывать не просто собственную занятость, но и занятость нужных нам людей. Перезванивать — если человек не перезвонил Вам сам в ближайшие минуты — нужно через паузу в 2 часа. Этого времени вполне достаточно, чтобы у того, кому мы безответно звоним закончилась деловая встреча (например) или какие-то важные дела, в связи с которыми не было возможности отвечать по телефону.

Современный деловой этикет, кстати, весьма рекомендует, прежде чем звонить кому-либо сначала написать этому человеку. Наиболее удачная форма - «Уважаемый (имя), я (назвать себя) хотел бы обсудить с Вами (такой-то вопрос). Когда можно с Вами связаться/когда Вам будет удобно связаться со мной?». Как правило, нужный вам человек в ответ обозначает время, в которое ему удобно общаться, и этим и надо воспользоваться. Не лишне в указанной выше формуле сообщения указать сколько времени Вам потребуется на беседу. Например, «я займу у Вас не более 30 минут».

В отношении голосовых сообщений: как правило, они не используются для деловых сообщений. Чаще всего — рассказали адвокаты-участники семинара лектору — голосовые сообщения шлют клиенты адвокату, а не наоборот. Деловой этикет рекомендует возможность обмена голосовыми сообщениями тоже оговаривать заранее: «удобно ли будет присылать Вам голосовые сообщения?». А если записали важное сообщение, то продублируйте его печатным текстом: «пожалуйста, прослушайте мое голосовое сообщение, когда у Вас будет возможность». Если же Вам неудобно прослушивать присланное вам сообщение от клиента, например, то — как при любом отказе — важно не оскорбить человека; а потому рекомендуется прибегнуть к помощи третьей стороны — в данном случае, технической: не будет оскорблением или прямым отказом ответ в стиле «В данном формате я не могу прослушивать Ваши сообщения. Пожалуйста, напишите/ позвоните (во столько-то)».

Общее правило и для текстовых, и для голосовых сообщений — не слать очередями короткие послания: «Здравствуйте». «Хотел бы поговорить». «Это Ваш адвокат/клиент». «Надо обсудить (вот это)». - подобные многочисленные неинформативные сообщения деловым этикетом не допустимы. Рекомендуется ёмко и четко обозначить после приветствия в одном сообщении вопрос, необходимый для обсуждения.

И, конечно, в сообщениях необходимо соблюдать правила правописания — как минимум, обращаясь к человеку, писать его имя с большой буквы. Напоминая об элементарной грамматике, лектор обратила внимание на интересный нюанс: точка, которая по правилам должна ставиться в конце предложения, многими расценивается как некий акт агрессии — всё, точка, больше не о чем говорить! Как показывают исследования, процент тех, кто воспринимает точку в конце предложения именно как знак агрессии/прекращения общения — не так уж мал. Поэтому важно смотреть на пунктуацию собеседника: если у него предложения точкой не заканчиваются, значит и Вы не ставьте — возможно, он как раз в числе тех, для кого точка означает финал. Тоже восприятие и для текста, написанного заглавными буквами — абсолютное большинство людей воспринимает выделенные большими буквами слова не как важность, а как крик. То есть — более большие буквы=значит, на Вас кричат, повышают не буквы, а голос.

В связи с постоянно увеличивающимся объемом переписки, рекомендовано обговорить и разделить мессенджеры для общения. То есть: в начале работы с клиентом обговорить в каком мессенджере ему удобно общаться, и при отсутствии предпочтений рекомендовать ему тот мессенджер, который удобен Вам. Собственную переписку желательно разделять: общение с клиентами (например)- в WhatsApp, деловые переговоры — в «Телеграмм», личные вопросы — в «ВКонтакте».

Неотъемлемая часть делового стиля — визитки. Стоит обратить внимание — само слово «визитка» - это костюм, презентация образа. А то, что мы привыкли именовать «визитками» правильно называть визитными карточками. К ним есть определенные требования: малый формат должен рассказать о Вас как о специалисте, профессионале. Деловым этикетом размещение собственного фото на визитной карточке не предусмотрено. Чтобы напомнить о Вас, достаточно разместить логотип компании или какой-то знак профессиональной деятельности. Указывая контакты, нет необходимости сообщать все соцсети и телефоны — на визитной карточке должно быть указано не более трёх возможностей для связи с вами — например, одна соцсеть, телефон (один), электронная почта. Обратную сторону визитной карточки лучше оставлять чистой. Если визитная карточка нужна и для презентации иностранным партнерам, то не рекомендуется заполнять обратную сторону на английском(например). Для иностранных партнеров заказывается отдельная карточка на соответствующем языке. Текст на визитной карточке должен быть читаемым. Вполне допустимо размещение Qr-кода на визитной карточке, а также указание страницу, на которой размещены Ваши фотографии, регалии, информация о профессиональной деятельности. Соответственно, и эта страница, характеризующая Вас как профессионала должна быть оформлена грамотно и исключать фото, не имеющие отношения к профессиональной деятельности. Обмен визитными карточками предполагает первоначальное знакомство, а не просто вручение всем подряд. Для первоначального знакомства достаточно представиться, обозначить свою профессиональную деятельность и подождать встречного вопроса/интереса от того, кому Вы намерены вручить визитную карточку. Если по какой-то причине визитной карточки у Вас нет при себе, не стоит оправдываться — вполне допустимо сказать: «Вам будет удобно, если я продиктую вам номер своего телефона?». Если же у Вас есть визитная карточка, а у него при себе не оказалось, то чтобы не ставить собеседника в неловкое положение стоит записать его номер телефона и в ответ дать не карточку, а тоже предложить записать Ваш телефон. Конечно, деловой этикет — не уголовный кодекс — подчеркнула лектор, он не требует неукоснительного следования, однако его соблюдение значительно добавляет очков  в формировании положительного профессионального имиджа.

Эти и многие другие вопросы обсуждались и рассматривались на семинаре, сопровождаясь многочисленными вопросами участников.

Адвокаты выразили надежду на продолжение общения по важным и значимым в профессиональной деятельности вопросам.